Group Nivelles NV, een familiebedrijf dat gespecialiseerd is in badkamers en afvoersystemen, verdeelt zijn producten zowel in België als internationaal, en werkt voortdurend aan zijn groei en de verbetering van zijn processen en producten. Het bedrijf had gemerkt dat de doorlooptijd voor nieuwe maatwerkbestellingen te lang was en wilde deze verkorten.
De totale doorlooptijd voor zo’n order voor maatwerk bedroeg standaard ongeveer 8 weken, waaronder een doorlooptijd op kantoor van ca. 4-5 weken. De productie van maatwerkbestellingen is vrij complex en vereist extra kantoorwerk, zoals het maken van aangepaste tekeningen en een werkvoorbereiding voor elke order. Bij het kantoorproces waren meerdere afdelingen betrokken. De verschillende stappen en opleveringen verlengden de doorlooptijd. Wanneer de klant een wijziging vroeg, begon de cyclus opnieuw, waardoor de doorlooptijd nog langer werd.
Automatisering op kantoor
De lange doorlooptijden op kantoor werden veroorzaakt door de handmatige verwerkingsstappen en de opleveringen. Group Nivelles pakte dit aan met de steun van het Interreg- project QRM4.0, waaraan ook Sirris meewerkt. De handmatige verwerkingsstappen werden grotendeels geautomatiseerd en de opleveringen weggewerkt, door gebruik te maken van een productconfigurator en door de informatie-eilanden met elkaar te verbinden. Eenmaal deze systemen gekoppeld, werd een verbeterde workflow haalbaar. De backoffice is nu in staat om de binnenkomende offerteaanvragen en de nieuwe orders volledig te verwerken en kan de klant meteen de nodige informatie verstrekken.
Van weken naar één dag
Het nieuwe proces biedt tal van voordelen. De backoffice heeft de volledige controle over het hele proces en is niet langer afhankelijk van
de beschikbaarheid van iemand van de werkvoorbereiding. Alle knowhow wordt geïntegreerd en rechtstreeks in digitale systemen opgeslagen. Daardoor kan de doorlooptijd op kantoor drastisch worden teruggebracht van 4-5 weken tot slechts één dag. Tegelijk heeft deze automatisering het aantal verwerkingsfouten verminderd en capaciteit vrijgemaakt op de afdeling werkvoorbereiding, die nu voor nieuwe projecten kan worden ingezet.
