Een van de activiteiten van the Rotating Compnay is het reviseren van elektrische motoren. Alvorens men aan de uit te voeren werken kan beginnen, dient een expertise te worden uitgevoerd. Om deze procedure te verbeteren, werden alle stappen gedigitaliseerd, wat de snelheid, correctheid en klantvriendelijkheid alleen maar ten goede komt.
The Rotating Company (TRC) lijkt een nieuwe naam op de markt, maar is eigenlijk de holding waaronder Motoren Francoys en Pump Fleet Services vallen, die samen goed zijn voor meer dan 50 jaar ervaring en technische partners van professionele en industriële klanten voor de complete levenscyclus van roterend materieel, zoals elektrische motoren, pompen, reductoren, aandrijvingen, ventilatoren, blazers en generatoren. De onderneming bestaat uit de afdelingen Motoren Francoys, gespecialiseerd in revisie, servicing en verkoop van elektrische aandrijvingen, en Pump Fleet Services. Het bedrijf, met klanten in voornamelijk België en Noord-Frankrijk, onderscheidt zich door zijn betrouwbaarheid en korte levertermijnen, waarvoor het kan terugvallen op een grote voorraad aan onderdelen, uitgebreid machinepark en gespecialiseerde werknemers. Telkens kwaliteitsvolle oplossingen bieden met zeer korte doorlooptermijnen op maat van de klanten is een hele uitdaging, waarvoor het bedrijf voortdurend werkt aan een passende aanpak.
Digitalisering van expertisestappen
Een van de belangrijkste activiteiten is onderhoud aan motoren, en dit op zeer korte termijn. Voordat er effectief onderhoudswerken uitgevoerd worden aan een binnengebrachte of opgehaalde motor moet er eerst een expertise uitgevoerd worden. Deze fase is nodig om te bepalen wat er juist moet gerepareerd worden en om in te schatten hoeveel uren werk de reparatie zal kosten. Gebaseerd op het expertiserapport wordt vervolgens een offerte opgemaakt en naar de klant gestuurd ter ondertekening. Het is dus belangrijk dat de expertise zo goed en volledig mogelijk doorlopen is. De operator die deze expertise uitvoert wordt bij de TRC reeds ondersteund door het digitaal begeleidings- & checksysteem van Azumuta.
TRC wilde nu nog een stapje verder gaan door ook de verdere afhandeling van de expertise te digitaliseren. Via het online platform van Azumuta is het mogelijk om een trigger (rest api call) te sturen bij het eindigen van de expertise. Deze trigger werd in deze case opgevangen door het Microsoft Power Automate-platform, die daarna op zijn beurt het hele expertiserapport volledig automatisch gaat ophalen in Azumuta. Daarna wordt er door Power Automate een goedkeuringsflow gestart die de productieverantwoordelijke in staat stelt om het rapport te reviewen. Is het rapport volledig en correct, dan zal het automatisch doorgestuurd worden naar het ERP-systeem, waar het rapport aan het juiste ordernummer of dossier wordt gelinkt. Het ERP-systeem beschikt over een portaal waar de klanten deze rapporten zelf kunnen bekijken. Ze hoeven dus niet meer manueel gelinkt of doorgestuurd worden naar de klanten.
Blijkt het rapport niet volledig te zijn, dan kan de productieverantwoordelijke het ‘afkeuren’ en kan de operator de expertise hernemen of aanvullen. Als deze daarna terug de laatste stap doorloopt begint de volledige flow van voor af aan.
Op basis van dit expertiserapport wordt een offerte opgemaakt en aan de klant bezorgd. Na de ondertekening hiervan zal de operator pas aan de werkzaamheden beginnen.
Efficiënte verdere afhandeling
De effectieve werkzaamheden worden op een identieke manier begeleid door het Azumuta-platform. Als alles is uitgevoerd en de nodige kwaliteitschecks zijn uitgevoerd zal dit ook een trigger geven naar het Power Automate-platform die dan dat rapport op dezelfde wijze ophaalt en door de goedkeuringsflow laat gaan.
Bij sommige stappen in dit proces worden er testen uitgevoerd met bepaalde meettoestellen. Deze toestellen genereren ook rapporten die ook via het Power Automate-platform automatisch gelinkt worden aan de respectievelijke dossiers.
Alleen maar voordelen
Deze manier van werken resulteert in veel minder manueel werk. Er moeten geen files meer gedownload worden, geen pdf’s meer aangemaakt worden en niet meer op de juiste plaats op de netwerk-share geplaatst worden. Ook het manueel linken van de rapporten in het ERP-systeem is verleden tijd. Dit alles gaat nu helemaal automatisch.
De goedkeuringsflow zorgt er nu ook voor dat er geen onafgewerkte expertiserapporten meer doorvloeien naar de personen die de offertes moeten aanmaken. Deze flow maakt dat alles veel efficiënter verloopt.
De volledige automatisering van de expertiseprocedures gebeurde in samenwerking met Sirris, ondersteund door het Digihub-traject van Voka. TRC kan deze manier van automatiseren nu zelf verder uitbreiden naar andere werkzaamheden of flows binnen het bedrijf.
Heeft u ook interesse in de realisatie van een dergelijke automatisatie of wilt u hierover meer weten? Neem zeker contact op met ons!
|
